PEX ist bewusst nicht auf Bürgeranträge beschränkt. Die Plattform eignet sich für externe Leistungen, interne Vorgänge, Posteingang und Serviceprozesse – überall dort, wo Menschen, Daten und Systeme zu einem nachvollziehbaren Ablauf verbunden werden müssen.
Eingehende Dokumente klassifizieren, relevante Informationen erkennen und anhand von Organisation, Zuständigkeit und Kontext fachlich weiterleiten.
Serviceanfragen zentral erfassen, regelbasiert zuständigen Teams zuordnen und direkt in PEX transparent bis zum Abschluss bearbeiten. Ein separates ITSM-System ist dafür nicht erforderlich.
Digitale Eingänge in einen strukturierten Bearbeitungsprozess überführen, Rückfragen steuern, Entscheidungen dokumentieren und Ergebnisse digital ausgeben. KI kann dort ergänzen, wo Dokumente verstanden, Angaben geprüft oder Entscheidungen vorbereitet werden sollen.
Interne Anträge, Prüfungen und Freigaben nachvollziehbar steuern – von Fortbildung und Homeoffice bis zu Beschaffungs- und Genehmigungswegen.
Dokumente auslesen, Vollständigkeit und Plausibilität prüfen und Fachinformationen für die menschliche Entscheidung strukturiert vorbereiten.
Bestehende Systeme zu einem durchgängigen Prozess verbinden und technische, automatisierte oder KI-gestützte Aufgaben dort einbinden, wo sie fachlich sinnvoll sind.
Der Technologie-Showcase zeigt beispielhaft, wie ein Antrag auf Lernförderung in PEX vom Dokumenteingang bis zur finalen Entscheidung verarbeitet werden kann. PEX.AI unterstützt bei Dokumentverständnis, Prüfungen und Entscheidungsvorbereitung; die fachliche Verantwortung verbleibt bei der Sachbearbeitung.
PDF und Nachweise werden technisch angenommen und ein strukturierter Vorgang erzeugt.
IDP liest Antragsteller-, Schul- und Prüfdaten aus den eingereichten Dokumenten strukturiert aus.
Fehlende Unterlagen oder Angaben werden identifiziert und notwendige Rückfragen vorbereitet.
Inkonsistenzen und fachlich relevante Auffälligkeiten werden erkannt und für die Sachbearbeitung transparent gemacht.
Ein KI-Agent kann eine begründete Empfehlung auf Basis der vorliegenden Kriterien vorbereiten.
Die Sachbearbeitung prüft die Informationen, bewertet den Vorschlag und trifft die finale Entscheidung.
Ein guter Einstieg muss nicht der wichtigste oder schwierigste Prozess sein. Besonders geeignet sind Prozesse, bei denen der Nutzen sichtbar wird, Regeln und Varianten beherrschbar sind und der Fachbereich die Veränderung aktiv mitträgt.
Der Check ist eine erste Orientierung und ersetzt keine fachliche Prozessanalyse.
1. Wie hoch ist der manuelle Aufwand?
2. Sind Regeln und Zuständigkeiten überwiegend klar?
3. Sind Varianten und Ausnahmen überschaubar?
4. Wäre der Nutzen für Beteiligte sichtbar und messbar?
5. Gibt es einen engagierten Fachbereich mit Ressourcen?
Wir bewerten Nutzen, Machbarkeit, Prozesskomplexität, Rahmenbedingungen und Organisationsbereitschaft gemeinsam – und leiten daraus einen realistischen Startpunkt ab.