Authentifizierung
Die Anmeldung an PEX erfolgt über eine zentrale Identitäts- und Zugriffssteuerung. Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie die Zuordnung von Benutzern und Gruppen unterstützen einen kontrollierten Zugriff auf Aufgaben und Vorgänge.
Sicherheit & Vertrauen
Nachvollziehbarkeit ist Teil der Plattformidee.
Digitale Verwaltungsprozesse brauchen klare Rollen, sichere Zugänge und nachvollziehbare Verarbeitung. PEX verbindet technische Schutzmechanismen mit transparenten Prozessregeln – und hält bei KI-gestützten Abläufen Verantwortung und menschliche Entscheidungspunkte sichtbar.
Sicherheitsfunktionen
Protokollierung
Relevante Prozessschritte und Aktionen werden protokolliert. Nach Abschluss eines Vorgangs kann die Verarbeitung einschließlich Bearbeitungs- und Prozessinformationen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Dateisicherheit
Eingehende Formulare und Anhänge sowie von Sachbearbeitenden hinzugefügte Dateien werden automatisiert auf Schadsoftware geprüft. So werden potenziell schädliche Inhalte frühzeitig abgefangen.
Security, Datenschutz & Betrieb
Die Fragen hinter der Technik beantworten.
Bei Verwaltungsdigitalisierung geht es nicht nur darum, was eine Plattform kann. Datenschutz, Informationssicherheit, IT-Betrieb und Personalvertretung müssen nachvollziehen können, wo Daten verarbeitet werden, welche Schutzmechanismen greifen und welche Rolle KI im Prozess übernimmt.
Betrieb im KDO-Rechenzentrum in Oldenburg
PEX wird im Rechenzentrum der KDO in Oldenburg betrieben. Die KDO betreibt ein ISO-zertifiziertes Hochleistungsrechenzentrum für die öffentliche Verwaltung und verbindet technischen Schutz mit organisatorischem Informationssicherheits- und Business-Continuity-Management.
- Informationssicherheitsmanagement nach ISO 27001
- Qualitätsmanagement nach ISO 9001
- Business Continuity Management nach ISO 22301
- Strenge Zutrittsbeschränkungen und Einbruchalarm
- Brandvermeidung sowie unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) und Netzersatzanlage
- SAN-basierte Speicherinfrastruktur und ausfallsichere Datensicherung über zwei Standorte
KI-Verarbeitung in europäischen Rechenzentren
Die für PEX eingesetzten KI-Modelle werden in europäischen Rechenzentren betrieben. Die Verarbeitung wird so ausgestaltet, dass Verwaltungsdaten unter der Kontrolle der verantwortlichen Stelle bleiben und nicht für das Training der eingesetzten KI-Modelle verwendet werden.
- Datenverarbeitung in europäischen Rechenzentren
- Keine Nutzung von Kundendaten für Modelltraining
- KI-Zugriffe auf den für den jeweiligen Prozess vorgesehenen Kontext begrenzbar
- Human-in-the-Loop und Freigabeschritte im Workflow verankerbar
- KI-Anbieter und Modelle können technologisch ausgetauscht werden
Typische Prüffragen
Was Datenschutz, IT und Personalvertretung wissen wollen.
PEX soll nicht erst im Freigabeprozess erklärbar werden. Deshalb adressieren wir zentrale Fragen bereits bei Konzeption und Einführung.
Wo werden Daten verarbeitet?
Der Plattformbetrieb erfolgt im KDO-Rechenzentrum in Oldenburg. Werden KI-Funktionen eingesetzt, erfolgt die KI-Verarbeitung in europäischen Rechenzentren innerhalb des vereinbarten datenschutzrechtlichen Rahmens.
Wer darf auf Vorgänge zugreifen?
Rollen, Benutzergruppen und Prozessschritte steuern, welche Aufgaben und Informationen für welche Personen verfügbar sind. Berechtigungen werden damit nicht nur technisch, sondern im Prozesskontext gedacht.
Was passiert mit Daten bei KI?
KI erhält nur den für die jeweilige Aufgabe vorgesehenen Kontext. Kundendaten werden nicht zum Training der eingesetzten Modelle verwendet. Welche KI-Funktionen genutzt werden, wird pro Anwendungsfall festgelegt.
Entscheidet die KI selbst?
Nicht zwangsläufig. Prüfschritte, Eskalationen und Freigaben durch Fachpersonal können gezielt vorgesehen werden. Der Automatisierungsgrad richtet sich nach Aufgabe, Risiko und organisatorischen Vorgaben.
Ist die Verarbeitung nachvollziehbar?
Prozessschritte und relevante Aktionen werden protokolliert. So bleibt erkennbar, welche Bearbeitungsschritte erfolgt sind und an welchen Stellen Menschen, Regeln oder KI-Funktionen beteiligt waren.
Wie werden Mitarbeitende eingebunden?
Technik allein entscheidet nicht über den Projekterfolg. Rollenveränderungen, neue Arbeitsabläufe und der sichere Umgang mit KI werden deshalb in Workshops, Schulungen und der organisatorischen Einführung berücksichtigt.
KI-Governance
Human-in-the-Loop ist Teil der Prozessgestaltung.
Menschliche Prüf- und Entscheidungspunkte können bewusst im Workflow verankert werden. KI-Agenten dürfen vorbereiten, prüfen und Vorschläge erzeugen – die organisatorisch oder rechtlich erforderliche Entscheidung kann gezielt beim Fachpersonal verbleiben.
- Klare Übergaben zwischen KI-Agent und Fachpersonal
- Eskalation bei Unsicherheit oder definierten Ausnahmefällen
- Trennung von KI-Vorschlag, fachlicher Prüfung und finaler Entscheidung
- Nachvollziehbarer Prozesskontext für die Bearbeitung
Verantwortung sichtbar halten
Wie stark KI in einem Prozess unterstützen darf, richtet sich nach Anwendungsfall, Risiko, Rechtsgrundlage und den Vorgaben der jeweiligen Verwaltung. PEX stellt den Orchestrierungsrahmen bereit, um diese Leitplanken technisch im Prozess abzubilden.
01
Rollen & Gruppen
Aufgaben werden Benutzergruppen und Prozessschritten zugeordnet. Vertretungen können organisatorisch über Gruppen abgebildet werden, ohne den fachlichen Prozess jedes Mal anzupassen.
02
Versionierte Prozesse
Neue Prozessversionen können für neue Vorgänge bereitgestellt werden, während bereits laufende Instanzen konsistent in ihrer bisherigen Version fortgeführt werden.
03
Datenübergabe & Ausfallsicherheit
Übergaben an angebundene Zielsysteme werden nachvollziehbar gesteuert. Temporäre Datenvorhaltung und alternative Zustellwege können dabei helfen, Wartungs- oder Ausfallsituationen kontrolliert abzufangen.
Unterlagen & Transparenz
Sicherheits- und Datenschutzfragen beantworten wir mit belastbaren Unterlagen.
Für die Einführung von PEX stellen wir die jeweils gültigen technischen und datenschutzrechtlichen Dokumente bereit. So können Datenschutz, Informationssicherheit und Betrieb auf Basis konkreter Rahmenbedingungen bewertet werden.
- Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
- Datenschutz-Risikoanalyse / DSRA für PEX
- Übersicht der eingesetzten Unterauftragnehmer
- Produktspezifische Betriebs- und Sicherheitsinformationen