Veränderung verankern.
Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen früh klären, Beteiligte einbinden und das notwendige Wissen so vermitteln, dass neue Prozesse sicher im Alltag genutzt werden können.
Beratung & Enablement
Digitalisierung endet nicht mit der Einführung von Software.
PEX schafft die technologische Grundlage. Damit Digitalisierung in der Verwaltung im Alltag wirklich funktioniert, müssen Prozesse verstanden, Organisationen einbezogen und Mitarbeitende befähigt werden. Public Experts begleitet deshalb nicht nur die technische Einführung von PEX, sondern den gesamten Weg vom geeigneten Prozess bis zum nachhaltigen Betrieb.
Unser Ansatz
Menschen, Prozesse und Technologie gemeinsam denken.
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an fehlender Software, sondern daran, dass bestehende Abläufe ungeprüft digitalisiert, Verantwortlichkeiten nicht geklärt oder Mitarbeitende zu spät einbezogen werden. Genau dort setzt unsere Begleitung an.
Nicht nur digital abbilden.
Ist-Abläufe verstehen, Varianten und Medienbrüche sichtbar machen, unnötige Schleifen hinterfragen und einen tragfähigen Soll-Prozess entwickeln.
Passend orchestrieren.
PEX, Schnittstellen, Fachverfahren, RPA und KI dort einsetzen, wo sie fachlich sinnvoll sind – eingebettet in nachvollziehbare und beherrschbare Prozesslogik.
Beratung & Enablement
Von der Prozessidee bis zum nachhaltigen Betrieb.
Wir unterstützen dort, wo Verwaltung, Organisation und Technik zusammenkommen – modular oder als durchgängige Begleitung eines PEX-Projekts.
Prozesse identifizieren
Geeignete Prozesse systematisch erkennen, Potenziale bewerten und Vorhaben nach Nutzen, Umsetzbarkeit und Digitalisierungsreife priorisieren.
Prozesse aufnehmen & modellieren
Ist-Abläufe, Varianten, Rollen, Unterlagen und Schnittstellen gemeinsam mit den Beteiligten aufnehmen und in der passenden Detailtiefe modellieren.
Prozesse optimieren
Medienbrüche, Doppelarbeit, Freigabeschleifen und unnötige Übergaben hinterfragen sowie sinnvolle Automatisierungs- und KI-Potenziale identifizieren.
PEX konzipieren & einführen
Prozesslogik, Formulare, Daten, Rollen und Integrationen in eine ausführbare Lösung überführen, testen und strukturiert in den produktiven Betrieb bringen.
Projekte steuern
Projektmanagement, Stakeholder-Koordination und Entscheidungsunterstützung zwischen Fachbereich, Organisation, IT und weiteren Beteiligten sicherstellen.
Menschen befähigen
Workshops, Schulungen und Wissenstransfer so gestalten, dass Methoden- und Prozesswissen in der Organisation bleibt und PEX eigenständig weitergedacht werden kann.
Kein starres Beratungspaket.Je nach Ausgangslage unterstützen wir punktuell – zum Beispiel bei einer Prozessaufnahme oder einem Workshop – oder begleiten die Einführung von PEX über mehrere Phasen hinweg.
Prozessmodellierung
Vom Verwaltungsablauf zum ausführbaren Prozess.
Wir dokumentieren Prozesse nicht nur – wir machen sie ausführbar. Gemeinsam mit den Fachbereichen nehmen wir bestehende Abläufe auf, hinterfragen unnötige Schritte und modellieren den optimierten Soll-Prozess in BPMN 2.0. Das Modell bildet anschließend die Grundlage für die Umsetzung in PEX.
Verstehen
Ist-Prozess, Beteiligte, Entscheidungen und fachliche Regeln gemeinsam aufnehmen.
Optimieren
Übergaben, Schleifen, Medienbrüche und unnötige Bearbeitungsschritte gezielt hinterfragen.
Ausführen
Den abgestimmten BPMN-Prozess in PEX umsetzen und mit benötigten Systemen verbinden.
BPMN 2.0 · BeispielprozessGenehmigungsprozess mit Rückfragen, Entscheidung und Archivierung
Vom fachlichen Soll-Prozess zur technischen Umsetzung
So führen wir PEX ein
Vom geeigneten Prozess zum produktiven Betrieb.
Eine erfolgreiche Einführung beginnt nicht mit der technischen Umsetzung. Wir klären zuerst, welcher Prozess den richtigen Einstieg bietet, entwickeln gemeinsam ein tragfähiges Zielbild und bringen PEX anschließend Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag.
Orientieren & priorisieren
Gemeinsam identifizieren wir geeignete Prozesse und bewerten Nutzen, Komplexität, Beteiligte, Daten und Abhängigkeiten. So entsteht ein realistischer Einstieg statt einer beliebigen Digitalisierungsliste.
ErgebnisPriorisierter Startprozess und klarer ProjektumfangProzess aufnehmen & Zielbild entwickeln
Wir betrachten den tatsächlichen Ist-Ablauf, machen Varianten und Medienbrüche sichtbar und entwickeln daraus einen optimierten Soll-Prozess – inklusive Rollen, Entscheidungen und Automatisierungspotenzialen.
ErgebnisAbgestimmter Soll-Prozess als fachliche GrundlagePEX konzipieren & integrieren
Prozesslogik, Formulare, Daten, Berechtigungen und Schnittstellen werden in PEX überführt. Bestehende Systeme werden dort eingebunden, wo sie für eine durchgängige Bearbeitung benötigt werden.
ErgebnisAusführbarer Prozess in einer integrierten PEX-UmgebungTesten & pilotieren
Fachbereich und Projektteam prüfen den Prozess mit realistischen Fällen. Rückmeldungen fließen direkt in die Feinjustierung ein, bevor der Ablauf produktiv genutzt wird.
ErgebnisFachlich und technisch geprüfter ProzessGo-live & Mitarbeitende befähigen
Wir begleiten die Produktivsetzung, vermitteln Rollen und Arbeitsweisen und schaffen mit Schulungen und Workshops die Voraussetzung dafür, dass PEX im Alltag sicher angenommen wird.
ErgebnisProduktiver Prozess und befähigte Anwenderinnen und AnwenderAuswerten & weiterentwickeln
Nach dem Start endet die Prozessarbeit nicht. Erfahrungen aus dem Betrieb, Kennzahlen und neue Anforderungen werden genutzt, um den Prozess gezielt zu verbessern und weitere Prozesse zu erschließen.
ErgebnisKontinuierliche Verbesserung und skalierbare nächste Schritte↗
Kein starres Wasserfallmodell: Die Schritte geben Orientierung, können sich aber überlappen oder iterativ wiederholt werden. Umfang und Tiefe richten sich nach Prozess, Organisation und vorhandener Vorarbeit.
Software + Organisation
PEX macht Digitalisierung technisch möglich. Public Experts sorgt dafür, dass sie organisatorisch funktioniert.
Die Plattform und die begleitende Beratung sind bewusst miteinander gedacht. So entsteht nicht nur ein funktionierender Workflow, sondern eine Lösung, die fachlich verstanden, organisatorisch getragen und nachhaltig betrieben werden kann.
Die technologische Grundlage
Prozesse ausführen, Aufgaben steuern, Systeme integrieren, Daten verarbeiten, Automatisierung nutzen und KI-Agenten innerhalb klarer Leitplanken einbinden.
Die organisatorische Begleitung
Prozesse analysieren, hinterfragen und strukturieren, Entscheidungen vorbereiten, Projekte begleiten und Mitarbeitende für neue Arbeitsweisen befähigen.
Wissen & Formate
Know-how soll in der Verwaltung bleiben.
Beratung verstehen wir nicht als dauerhafte Abhängigkeit. Workshops, Schulungen und fachliche Impulse sollen Teams befähigen, Prozesse zunehmend selbstständig zu bewerten, zu gestalten und weiterzuentwickeln.
Workshops & Prozessarbeit
Gemeinsame Prozessaufnahme, Soll-Konzeption, Priorisierung oder Optimierung – moderiert und mit einem klaren Ergebnis.
Schulungen & Enablement
Methoden, Rollen und Plattformwissen passend zu Zielgruppen vermitteln – von Fachbereichen bis zu Prozessverantwortlichen und Projektteams.
Webinare & Impulse
Praxiswissen zu Prozessmanagement, Digitalisierung, Automatisierung und KI kompakt aufbereiten und als Einstieg in konkrete Vorhaben nutzen.
Praxiswissen
Typische Themen aus unseren Projekten.
Die gleichen Fragen begegnen uns immer wieder. Wir machen das Wissen dahinter transparent – als Orientierung für konkrete Digitalisierungsentscheidungen.
Vier Flughöhen der Prozessaufnahme
Prozesslandkarte, fachliche Aufnahme, Soll-Prozess und ausführbarer Workflow verfolgen unterschiedliche Ziele und benötigen bewusst unterschiedliche Detailtiefe.
Warum 1:1-Digitalisierung nicht reicht
Ein digitaler Kanal verändert noch nicht die Prozesslogik. Schleifen, Mehrfachprüfungen, Übergaben und historisch gewachsene Regeln müssen bewusst hinterfragt werden.
Prozesse im KI-Zeitalter neu denken
Mensch, Workflow, RPA, Fachverfahren und KI-Agenten übernehmen unterschiedliche Rollen. Entscheidend sind klare Leitplanken, Nachvollziehbarkeit und Human in the Loop.
Beratung, Workshops & Enablement
Wissen in die Organisation bringen.
Nachhaltige Digitalisierung entsteht dann, wenn Technologie verstanden, Prozesse beherrscht und Mitarbeitende befähigt werden. Wir unterstützen Sie dabei – vom ersten geeigneten Prozess über die Einführung von PEX bis zum sicheren Betrieb und zur eigenständigen Weiterentwicklung.